Sachbearbeiter*in für die Zeiterfassung (m/w/d)

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Vielfältige Aufgaben und Perspektiven - gestalten Sie Ihre berufliche Zukunft und gemeinsam mit unseren über 1.000 Mitarbeitenden die Zukunft der Stadt Hilden. Werden Sie Teil unserer Stadtverwaltung und leisten mit uns einen Beitrag für das Gemeinwohl und eine hohe Lebensqualität unserer Bürgerinnen und Bürger.
 
Sie haben Lust, Ihre organisatorischen und analytischen Fähigkeiten in einem vielseitigen Arbeitsbereich einzusetzen? Sie interessieren sich für die Verwaltung und Systembetreuung der Zeiterfassung? Sie arbeiten gerne strukturiert und lösungsorientiert in einem engagierten Team? Dann haben wir die passende Stelle für Sie! 

Wir suchen für unser Haupt- und Personalamt - Sachgebiet Personalservice - zum  01.09.2025 eine*n
 
Sachbearbeiter*in für die Zeiterfassung (m/w/d)
 
Die Stellen sind unbefristet und in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden zu besetzen. 
 
Die Stelle ist nach Besoldungsgruppe A 7 Landesbesoldungsordnung für das Land Nordrhein-Westfalen ausgewiesen. Bei Tarifbeschäftigten erfolgt die Eingruppierung nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst.
Ihr Aufgabengebiet:
 
Ihre Tätigkeit umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:
  • Bearbeitung wiederkehrender Sachverhalte der Zeiterfassung
    • Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten (z. B. Erkrankungen, Reha, Kind krank, Urlaub, Dienstbefreiung, Sonderurlaub), soweit nicht per Workflow beantragt und genehmigt
    • Unterstützung bei der Korrektur von Fehlbuchungen
    • Durchführung von Jahresabschlussarbeiten (z. B. Kappungen, Urlaubsübertragungen)
  • Systemverwaltung der Zeiterfassungssoftware TIME
    • Erstellung und Pflege von Wochen- und Tagesplänen entsprechend der Arbeitszeitmodelle
    • Anlage neuer Mitarbeitender und Verwaltung von Organisationseinheiten, Workflows und Vertretungsregelungen
    • Analyse und Auswertung von Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten für  Organisationsuntersuchungen
    • Kommunikation von Software-Anpassungsbedarfen mit IT und Hersteller
  • Einzelfallklärungen im Bereich Urlaub, Krankheit und Entgeltfortzahlung
    • Prüfung der SAP-Rückmeldungen zu elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAUs) sowie Fehleranalyse und -behebung
    • Berechnung und Anpassung von Urlaubsansprüchen bei Änderungen des Arbeitszeitmodells oder Elternzeit
Bei Fragen rund um das Aufgabengebiet melden Sie sich gerne bei der Teamleitung, Frau Janine Schwarz, unter 02103/ 72-1163 oder janine.schwarz@hilden.de.
Ihr Profil:
 
Was Sie zwingend mitbringen müssen:
  • eine erfolgreich abgeschlossene Laufbahnprüfung für die Laufbahngruppe 1.2 des nichttechnischen Verwaltungsdienstes oder
  • einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder
  • eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung 
 
Wir erwarten zudem folgende Kompetenzen und Fähigkeiten:
  • Fachliche Kompetenz, insbesondere ist eine berufliche Vorerfahrung in einer öffentlichen Verwaltung oder einem dienstleistungsorientierten Tätigkeitsbereich von Vorteil
  • Soziale Kompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Persönliche Kompetenz, insbesondere ein freundliches, offenes und sicheres Auftreten als auch Verlässlichkeit, Stressstabilität und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Digitale Kompetenz, insbesondere sicherer Umgang mit den MS-Office-, Interesse an digitalen Arbeitsprozessen sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, sich in die verwendeten Softwarelösungen (Zeiterfassungssoftware TIME, SAP-HCM und Rexx) einzuarbeiten
Es gibt viele gute Gründe für eine Beschäftigung bei der Stadt Hilden! Neben einer zukunftssicheren beruflichen Perspektive, erwarten Sie familienfreundliche Rahmenbedingungen wie flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und ein motiviertes Team. Zusätzlich bieten wir kostenlose Unterstützungsangebote in schwierigen Lebenslagen durch ein externes Beratungsunternehmen, einen Klimazuschuss von 25 % zu Ihrem Deutschlandticket und vieles mehr.
 
Die Stadt Hilden setzt sich für Vielfalt und Inklusion ein. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Ethnie, geschlechtlicher Identität, Behinderung, Religion und Weltanschauung und sexueller Orientierung. Zudem fördern wir die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern unter Beachtung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Damit wir eine vorliegende Schwerbehinderung oder Gleichstellung beim Bewerbungsverfahren berücksichtigen können, geben Sie diese bitte im entsprechenden Feld des Bewerbungsformulars an.
Sie haben noch Fragen zu dem Anforderungsprofil, dem Bewerbungsverfahren oder der Stadt Hilden als Arbeitgeberin? Dann melden Sie sich gerne bei Herrn Kletzka unter Telefonnummer (02103) 72-1167 bzw. bewerbung@hilden.de.
 
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Karriereportal bis zum 04.05.2025!