Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer der Bürgermeisterin

  • Teilzeit

Die Stadtverwaltung Hilden ist mit knapp 1000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer der
größten Arbeitgeber in Hilden und stellt mit ihren Dienstleistungen sicher, dass rund 58.000
Einwohnerinnen und Einwohner in einer attraktiven und familienfreundlichen Stadt mit hoher
Lebensqualität leben, lernen und arbeiten können. Am Rande des Bergischen Landes zwischen
Düsseldorf und Solingen gelegen, bietet die Stadt eine exzellente infrastrukturelle Anbindung.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt wird zur Unterstützung im Vorzimmer der Bürgermeisterin eine engagierte und teamfähige

Assistenz (m/w/d)

gesucht.
 
Es handelt sich um eine bis einschließlich 31.08.2022 befristete Teilzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 12 Stunden. Die Arbeitszeit erstreckt sich momentan auf die Wochentage Montag bis Mittwoch in der Zeit von ca. 14.00 Uhr bis 18.00 Uhr. Eine Änderung der Arbeitszeit, beispielsweise in Vertretungsfällen, bleibt vorbehalten.
 
Die Eingruppierung ist – abhängig von den persönlichen Voraussetzungen – bis Entgeltgruppe 7 TVöD möglich.
 

Zum Aufgabenbereich gehören im Wesentlichen:
  • Unterstützung der Bürgermeisterin im Tagesgeschäft
  • Bearbeitung von Korrespondenz und Postbearbeitung
  • Terminsteuerung und Terminüberwachung
  • Telefon- und Besuchermanagement mit Bürgerinnen und Bürgern, Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
  • Allgemeine administrative Aufgaben
  • Gästebewirtung und Vorbereitung von Besprechungen und sonstigen Terminen der Bürgermeisterin
Eine Änderung der Aufgabenzuordnung, zum Beispiel aufgrund der Einführung neuer Strukturen
und Arbeitsweisen, bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:
  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Bürokommunikation oder Abschluss einer anderen geeigneten kaufmännischen Ausbildung oder eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung
  • Professioneller und versierter Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (z.B. Terminvereinbarung via Outlook, Serienbrieferstellung, etc.)
  • Organisationstalent sowie gründliche und gewissenhafte Arbeitsweise
  • Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • Freundliches, offenes und sicheres Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen, gepflegtes Erscheinungsbild sowie Kommunikationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung gegenüber sämtlichen Ebenen
  • Stressresistenz
  • Uneingeschränkte Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und absolute Diskretion

Es wird geboten:
  • Vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Ein psychologischer Beratungsdienst, auch für die Angehörigen
  • Preisnachlass bei einem Abonnement eines Rheinbahntickets im Rahmen eines Großkunden-Rabattmodells

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Nähere Informationen zur Stadt Hilden erhalten Sie unter www.hilden.de.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte über das Online-Bewerbungsformular an das Haupt- und Personalamt.

Bei technischen Rückfragen zur Online-Bewerbung, Fragen zum Bewerbungsprozess sowie Fragen zu den Bewerbungsvoraussetzungen (Anforderungen) wenden Sie sich gerne an Frau Schroeder (Tel.: 02103 72-167).